De site Doelvelden is gelegen in de Welvaartstraat 101, te 2590 Berlaar.
De sportterreinen worden aan noordwestzijde omsloten door woonlint. Ten zuiden van de site bevindt zich de oude spoorwegbedding die deel uitmaakt van het militair domein. De oostzijde wordt begrensd door de spoorwegas.
Het gebied bestaat uit 3 volwaardige voetbalvelden, 1 klein oefenveld, groenbuffer, kantine met tribune, 2 loketten ticketverkoop, buitentribunes, een ruime parking en een hondenschool (Dakota) met clubhuis.
De overige faciliteiten worden gebruikt door en verhuurd aan voetbalvereniging SK Rita Berlaar.
De gemeente Berlaar wenst haar sportinfrastructuur op een kwaliteitsvolle manier te kunnen blijven aanbieden aan haar inwoners en verenigingen.
In de periode 2016-2018 liet de gemeente Berlaar een studie (Masterplan Sport) opmaken die de doorlichting van de mogelijkheden m.b.t. infrastructuur en beschikbare ruimte ter hoogte van de bestaande gemeentelijke sport-accommodaties bestudeerde.
In dit dossier wordt de gemeente juridisch ondersteund door het advocatenkantoor Rasschaert Advocaten.
Op technisch vlak werd Sweco aangesteld om de gemeente te ondersteunen voor alle technische aspecten van dit project. Omwille van mogelijke belangenconflicten werd Sweco na de goedkeuring van het bijzonder bestek vervangen door het architectenbureau Arch en Teco.
Op basis van een uitgebreid onderzoek, en op advies van Rasschaert Advocaten en Sweco, wenst de gemeente Berlaar over te gaan tot de realisatie van een nieuw sportcomplex inclusief omgevingswerken op de site Doelvelden via een DBm formule (waarbij DBm staat voor Design, Build en maintenance, of vertaald ontwerp, bouw en technisch onderhoud).
Het bestuur opteerde ervoor een DBm-opdracht op de markt te plaatsen daarbij gebruik makend van de mededingingsprocedure met onderhandeling (Europese en Belgische publicatie) op basis van artikel 38, §1, 1°, b) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Dit omdat de uit te voeren werken tevens ontwerp – of innovatieve oplossingen bevatten. Daarenboven geldt dat de opdracht niet gegund kan worden zonder voorafgaandelijke onderhandelingen wegens specifieke omstandigheden die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico’s (op grond van artikel 38, §1, 1° c) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten). Het geïntegreerd contract dat tot stand zal worden gebracht zal het voorwerp dienen te zijn van onderhandelingen tussen partijen waarna de precieze rechten en plichten van elk der partijen worden vastgelegd en de risico’s juist worden gealloceerd.
Als eerste fase in deze procedure diende een kandidatuurstelling te worden ingediend. Hiervoor werd een selectieleidraad opgemaakt. De opdracht en de selectieleidraad werd gepubliceerd via e-notification.
Aan de hand van de publicatie van dit document richtte de gemeente zich tot consortia die geïnteresseerd zijn om dit project te realiseren. Na een toetsing van deze consortia aan de vooropgestelde selectiecriteria zouden de weerhouden kandidaten in een tweede fase een gunningsleidraad bekomen aan de hand waarvan ze dan een offerte kunnen indienen.
De gunningsleidraad werd eveneens ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad van Berlaar op 20 april 2021.
Er werden tijdig 5 aanvragen tot deelneming ingediend.
Deze aanvragen tot deelneming werden grondig beoordeeld op grond van de regels zoals bepaald in de selectieleidraad.
2 van de 5 kandidaten blijken op grond van het gemotiveerd selectieverslag in aanmerking te komen voor de selectie.
De twee geselecteerden dienden een Offerte in op 11 november 2021.
Deze offertes werden toegelicht in een teams-overleg op 30 november 2021.
Vervolgens werd aan de beide inschrijvers omwille van budgettaire redenen een geoptimaliseerde offerte gevraagd tegen 8 april 2022.
Beide inschrijvers dienden tijdig een geoptimaliseerde offerte in.
Deze geoptimaliseerde offertes werden beoordeeld aan de hand van de gunningscriteria zoals bepaald in het bestek. Op basis van deze inhoudelijke beoordeling van de offertes, werd door het college van burgemeester en schepenen één voorkeursbieder aangeduid, met name Vanhout.pro.
Er werd daartoe een tussentijds gemotiveerd beoordelingsverslag opgemaakt.
Er werd daartoe tevens een tussentijds samenvattend gemotiveerd beoordelingsverslag opgemaakt. Dit ten einde de inschrijvers in deze fase nog geen inzage te geven in de motivering van de beoordeling, hetgeen pas aan de orde is bij gunning.
Het is op basis van voormeld document dat een voorkeursbieder kon worden aangeduid door het college van burgemeester en schepenen op 5 mei 2022.
Vervolgens werden exclusieve onderhandelingen gevoerd met Vanhout.pro aangaande de voorgestelde optimalisaties, bijkomende buiteninfrastructuur, de scope en voorwaarden van het onderhoud, de prijs en de contractuele bepalingen.
Deze resulteerden in de neerlegging van een BAFO voorstel op 2 september 2022 waarin alle resultaten van de onderhandelingen werden vervat.
Vervolgens werd een gemotiveerd gunningsverslag opgemaakt op 19 september 2022.
Dit verslag dient als grondslag voor voorliggende beslissing.
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikel 56, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen;
Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
Gelet op de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en de verdere wijzigingen;
Gelet op het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren;
Gelet op het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken;
Er wordt kennis genomen van, en goedkeuring verleend aan, het gemotiveerd gunningsverslag dat werd opgemaakt op 19 september 2022 door het adviserende team Rasschaert Advocaten - Arc & Teco en dat voortbouwt op de diverse samenkomsten en standpunten van de beoordelingscommissie.
De opdracht “het ontwerp, de bouw en het technisch onderhoud van een gemeentelijke sporthal in Berlaar”, wordt toegewezen aan Vanhout.pro met maatschappelijke zetel te 2300 Turnhout, Everdongenlaan 6, conform de voorwaarden zoals deze blijken uit de geoptimaliseerde Offerte dd. 8 april 2022, aangevuld met de documenten van het BAFO voorstel dd. 2 september 2022.
Dit voor een toewijzingsbedrag van 8.454.370,46 euro exclusief btw, dit is met inbegrip van een totaal onderhoudsbedrag voor een periode van 10 jaar van 637.782,24 euro exclusief btw.
In toepassing van artikel 15 juncto artikel23, $3 van de Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, wordt de enige andere Inschrijver Stadsbader in kennis gesteld van voormelde beslissing, waarna een termijn van 15 dagen wordt toegestaan waarbinnen een schorsingsberoep kan worden ingesteld bij de Raad van State.
De vormvoorschriften voor het schorsingsberoep zijn omschreven in het Koninklijk Besluit van 5 december l99l tot bepaling van de rechtspleging in kort geding voor de Raad van State.
De afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft ook de bevoegdheid om een beslissing te vernietigen. Een beroep moet ingediend worden bij de Raad van State, met een aangetekende brief, binnen de 60 kalenderdagen vanaf de dag die volgt op de kennisgeving van de bestreden beslissing.
De vormvoorschriften van het beroep tot vernietiging zijn omschreven in het Besluit van de Regent van 23 augustus 1948 tot regeling van de rechtspleging voor de afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State.
Het beroep moet ingediend worden bij de Raad van State Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel.
Dit besluit wordt overeenkomstig de bepalingen uit artikels 285 tot en met 287 van het decreet lokaal bestuur bekendgemaakt op de website van de gemeente Berlaar.
De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het investeringsbudget zoals hierboven reeds samengevat bij de financiële informatie.