Fysiek vergaderen is het uitgangspunt waarbij alle richtlijnen over hygiëne en social distancing dienen nageleefd te worden en waarbij pers en publiek onbeperkt toegang dienen te krijgen.
In de huidige raadszaal kan de social distancing niet gewaarborgd worden. De afstand tussen de raadsleden is onvoldoende.
Het organiseren van een fysieke vergadering op een andere gemeentelijke locatie werd onderzocht. De grootste zaal die het gemeentebestuur zelf ter beschikking heeft is de refter van gemeentelijke basisschool De Stap. Deze zaal is 8 m op 15 m.
Er werden een aantal zaalschikkingen vooropgesteld. Het bleek echter niet mogelijk om de 21 raadsleden en de algemeen directeur in de zaal te plaatsen op 1,5 m afstand van elkaar.
De polyvalente ruimte is 4 m op 15 m en werd getipt als zitplaats voor pers en publiek (max. 13 zitplaatsen). Zij zouden de zitting dan kunnen volgen achter glas. Het valt te betwijfelen dat alle discussies voor hen verstaanbaar zijn.
Daarnaast is de actuele internetverbinding geen kwaliteitsvolle waardoor de digitale stemming tijdens de vergadering, de audioverslaggeving en de livestream niet gewaarborgd kunnen worden. Hierdoor komt de openbaarheid van de vergadering in het gedrang. Deze piste wordt verder uitgeklaard door de IT-dienst.
De problematiek van de onvoldoende kwaliteitsvolle internetverbinding stelt zich eveneens in alle andere zalen. Bovendien is de operatie om in één van de zalen alle voorzieningen te doen voor een goed audio- en microfoonsysteem te kostelijk.
Naast de piste om fysiek te vergaderen stellen de richtlijnen dat digitaal vergaderen nog mogelijk is onder bepaalde voorwaarden.
Het gemeentebestuur wenst voor deze piste te kiezen omdat:
Het gemeentebestuur voorziet een audiovisuele livestream zodat pers en publiek de raad kunnen volgen en waardoor de openbaarheid gewaarborgd wordt. De webtoepassing van de gemeente communiceert hoe pers en publiek de vergadering kunnen volgen via de livestream.
De procedure voor geheime stemming beantwoordt aan de noodzakelijke democratische voorwaarden.
De besluiten van de gemeenteraad van 21 april 2020 (punten 2 en 3) worden opgeheven.
De vergaderingen van de gemeenteraad, de commissies, de raad voor maatschappelijk welzijn en het bijzonder comité voor de sociale dienst vinden digitaal plaats op de gebruikelijke dag en het gebruikelijk tijdstip.
Pers en publiek kunnen de vergadering van de raden volgen via een audiovisuele livestream zodat de openbaarheid gewaarborgd wordt. De webtoepassing van de gemeente communiceert hoe pers en publiek de vergadering kunnen volgen via de livestream.
Dit besluit treedt met onmiddellijke ingang in werking.
Dit besluit wordt ter bekrachtiging voorgelegd op de gemeenteraad van dinsdag 20 oktober 2020.
Dit besluit kan te allen tijde door een beslissing van de burgemeester van de gemeente Berlaar aangepast of opgeheven worden.
Overeenkomstig artikelen 14 en 19, 2e lid van de gecoördineerde wetten op de Raad van State kan tegen deze beslissing een beroep tot opschorting en nietigverklaring worden ingesteld bij de Raad van State, wegens overtreding van hetzij substantiële, hetzij op straffe van nietigheid voorgeschreven vormen, overschrijding of afwending van macht, binnen zestig dagen vanaf de kennisgeving of bekendmaking. Dit beroep kan worden ingesteld door middel van een aangetekend verzoekschrift dat is ondertekend door de partij of door een advocaat die is ingeschreven op de tabel van de Orde van Advocaten.