Burgemeester Walter Horemans antwoordt:
1. In deze corona tijden werd er een peiling georganiseerd omtrent de interesse naar thuiswerken. Graag had ik de resultaten gekend van deze bevraging.
De resultaten van de bevraging werden voorgelegd aan het managementteam en zo werden de volgende afspraken opgesteld:
- Thuiswerk en locatiewerk zijn twee evenwaardige werkmodi, waarin dezelfde rechten en plichten gelden. De diensthoofden/afdelingshoofden blijven verantwoordelijk voor de goede werking van hun dienst, waarbij de burger steeds centraal staat. In het kader daarvan zorgt een leidinggevende voor permanentie van de dienst (op locatie of thuis) en telefonische bereikbaarheid van alle medewerkers die in actieve modus zijn (op locatie en thuis). Er moet gestreefd worden naar permanentie en telefonische bereikbaarheid per dienst tijdens de uren van de telefonische bereikbaarheid van de telefooncentrale (gemeentehuis en sociaal huis). In de scholen, de buitenschoolse kinderopvang, de bibliotheek en het magazijn moeten permanentie en bereikbaarheid gegarandeerd zijn tijdens hun openingstijden/reguliere werkuren.
- Thuiswerk wordt aangeboden als mogelijkheid, gebeurt steeds op vrijwillige basis en stoelt op wederzijds vertrouwen tussen de medewerker en de leidinggevende. Hierbij staat flexibiliteit steeds voorop in functie van de dienstnoodwendigheden. Thuiswerk wordt nooit een verworven recht. In het kader van nieuwe ontwikkelingen of gewijzigde takenpakketten kan er steeds een einde aan het thuiswerk worden gesteld. Dat is uiteraard ook het geval wanneer er misbruik wordt vastgesteld. Op dat ogenblik kan de algemeen directeur de toestemming tot thuiswerk intrekken.
- Alle administratieve medewerkers van wie het takenpakket niet onlosmakelijk verbonden is met hun aanwezigheid op de werkvloer komen in aanmerking voor thuiswerk. Bij voorkeur zijn de thuis te verrichte prestaties meetbaar of hebben ze een (controleerbare) finaliteit. Medewerkers worden geacht om zich tijdens de werkuren volledig te focussen op de uitvoering van hun taken. Dit geldt zowel voor locatie- als voor thuiswerkers.
- Binnen een team wordt de impact van thuiswerk jaarlijks opnieuw ingeschat, om de druk op de diverse schouders evenredig te verdelen. Dat gebeurt bij het begin van een werkjaar in het kader van de planningsgesprekken (jaarafspraken). Op basis daarvan kunnen de afspraken tot thuiswerk binnen een team herzien worden. Thuiswerk maakt een integraal deel uit van de functionerings- en evaluatiecyclus en moet verplicht worden besproken/geëvalueerd.
- Er zijn twee vormen van thuiswerk: occasioneel of structureel. In het eerste geval krijgt een medewerker uitzonderlijk de toelating om een specifieke taak thuis uit te voeren/af te werken; in het tweede geval krijgt een medewerker de toelating om een maximaal aantal dagen per week thuis te werken. Structureel thuiswerk moet steeds in volledige of halve dagen worden opgenomen. De tijdstippen worden bij het begin van een werkjaar vastgelegd op vaste dagen.
- Voor structureel thuiswerk gelden volgende maxima:
- medewerkers met een voltijdse tewerkstelling: maximaal 2 dagen thuiswerk per week
- medewerkers met een prestatiebreuk tussen de 80% en de 100%: maximaal 1 dag thuiswerk per week
- medewerkers met een prestatiebreuk onder de 80%: maximaal 0,5 dag thuiswerk per week
- Aanvragen tot thuiswerk lopen via de leidinggevende na bespreking ervan in het jaarlijkse planningsgesprek en de personeelsdienst. De algemeen directeur beslist om de aanvraag in te willigen of niet. Indien thuiswerk geweigerd wordt, wordt dit steeds gemotiveerd.
- Thuiswerk geeft geen recht op bijkomende vergoedingen. De organisatie stelt het nodige werkmateriaal ter beschikking en verwacht van de medewerkers dat ze hiermee omspringen als een goede huisvader, zowel op locatie als thuis. Aan de thuiswerkers worden volgende items aangeboden:
- laptop
- laptopstaander (indien gewenst)
- kabel om een tweede scherm dat in eigen bezit is aan te sluiten (indien gewenst)
- headset (indien gewenst)
- gsm of sim-kaart (eventueel per dienst te bekijken)
- Medewerkers die thuiswerken zijn verzekerd door de arbeidsongevallenverzekering voor zover ze normaal werkgedrag thuis vertonen. Een arbeidsongeval kan enkel in aanmerking worden genomen indien dit zich voordoet op de overeengekomen plaats van tewerkstelling.
- De thuiswerker organiseert zijn werkpost volgens de richtlijnen over de ergonomie en de opstelling van de werkplek. De Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (IDPBW-Igemo) kan op het thuisadres tijdens de thuiswerkdagen een onderzoek instellen van de werkpost. De thuiswerker gaat akkoord met dergelijk bezoek tijdens de reguliere werkuren, na voorafgaande afspraak.
- Alle regels over informatieveiligheid moeten ook bij thuiswerk gerespecteerd worden. Daarom mogen er thuis geen fysieke dossiers of documenten weggegooid worden.
- Bij structureel thuiswerk ondertekent de medewerker een afsprakennota waarin de dagen en de plaats van het thuiswerk vermeld staan, evenals de afspraken over verplichte bereikbaarheid.
2. Hoeveel medewerkers hebben gekozen voor thuiswerken ?
37 medewerkers hebben einde juni 2020 doorgegeven dat ze gebruik willen maken van de mogelijkheid tot thuiswerk (occasioneel of op regelmatige basis). Tijdens de recente crisisperiode in de provincie Antwerpen werden alle administratieve medewerkers – bij provinciale verordening – verplicht tot telewerk, behalve wanneer dit echt onhaalbaar was.
3. Hoe is de bereikbaarheid van de diensten gewaarborgd ? Blijkbaar moet men soms lang bellen naar het gemeentehuis voor er iemand de telefoon opneemt.
Het gemeentehuis is net zoals vroeger telefonisch bereikbaar. De onthaalmedewerkers zorgen er zo goed mogelijk voor om alle telefonische oproepen vlot aan te nemen. Zij schakelen de telefoontjes naar de medewerkers door of zij nu thuiswerken of op locatie. Dit geeft geen verandering in de dienstverlening of bereikbaarheid.
4. Is er een afsprakennota ivm het thuiswerk ?
Ja, elke thuiswerker ondertekende een afsprakennota (zie hierboven).
5. Hoe zorgt men er voor dat medewerkers bereikbaar blijven voor publiek en uitvoerende mandatarissen ?
Zie hierboven – antwoord vraag ivm bereikbaarheid
6. Hoe verloopt het telefoonverkeer als de betrokken medewerker geen gsm toestel van de gemeente Berlaar heeft ?
Sinds de uitbraak van de coronacrisis werd er een inhaalbeweging gemaakt op het vlak van mobiele telefonie. Op deze manier zijn er inmiddels (bijna) voldoende toestellen beschikbaar voor de thuiswerkers. In de tussentijd hebben bepaalde medewerkers vrijwillig hun eigen toestel gebruikt om oproepen te beantwoorden.
7. Hoe meet men het rendement van het thuiswerk ?
Medewerkers voeren tijdens het thuiswerk de taken uit die werden vastgelegd in samenspraak met de rechtstreeks leidinggevende. De rechtstreeks leidinggevende en het personeelslid maken duidelijke afspraken over de bereikbaarheid van het personeelslid en de te bereiken resultaten tijdens het thuiswerk. Organisatiebreed werden er stevige afspraken gemaakt omtrent agendagebruik en invullen van outlook, zodat iedereen op elk ogenblik kan nagaan waar een medewerker zich bevindt en wanneer hij/zij beschikbaar is.