Zie de brief van OVSG waarin alle principes van deze vereenvoudigde procedure en mandatering worden uiteengezet, met inbegrip van de mogelijkheid tot opt-out. Zie ook de brieven van de VTC (advies ref. VTC/O/2019/01 en ref. VTC/O/2019/07) waarin deze werkwijze met een vereenvoudigde procedure voor de totstandkoming van algemene protocollen en bijbehorende mandatering aan OVSG wordt bevestigd.
Deze werkwijze werd tevens goedgekeurd in de Werkgroep Informatieveiligheid VVSG van 25 november 2019.
Het schoolbestuur blijft als verwerkingsverantwoordelijke van de onderwijsinstelling gebonden door de bepalingen opgenomen in het protocol, inclusief de beveiligingsmaatregelen. Het schoolbestuur heeft een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangemeld bij het VTC en beschikt over een goedgekeurd informatieveiligheidsplan. Het vermelde advies VTC ref. VTC/O/2019/07 wijst erop dat de betreffende gegevensuitwisseling expliciet opgenomen moet worden in het register van verwerkingsactiviteiten, met verwijzing naar de maatregelen die worden voorzien in het algemeen protocol.
De gemeenteraad verklaart zich akkoord met het principe van de mandatering en de verklaring op eer.
De gemeenteraad machtigt OVSG om te onderhandelen over het algemene protocol.
De gemeenteraad machtigt de DPO van OVSG, de Onderwijsvereniging van Steden en Gemeenten, om het verplicht advies te verlenen.
De gemeenteraad machtigt de algemeen directeur van OVSG, de Onderwijskoepel van Steden en Gemeenten, om het protocol in naam en voor rekening van het schoolbestuur te ondertekenen.